Innovatie door het structureren van de workflow met SOP’s
04/02/2021Het nut van een ERP in het kort
19/02/2021
Verandering is onderdeel van elk bedrijf, maar diegene die het succesvol doen gaan vooruit.
In een groeiend bedrijf is verandering een constante. Helaas is niet elke verandering even succesvol. We willen bepaalde systemen, werkwijzes, verbeteringen, etc implementeren maar op de één of andere manier wordt het nieuwe niet echt gebruikt en verliest het energie. Een aantal maanden later sterft het idee omtrent de verbetering dan vaak een stille dood en kost het te veel energie om het opnieuw op te starten.
Een gemiste kans! Niet elke verandering is even nuttig, maar als er iets nieuws wordt opgezet om effectief toegevoegde waarde te leveren voor het bedrijf is het vanuit rationeel oogpunt absurd dat het niet benut wordt. Toch is dit dagelijkse koek voor heel veel bedrijven en iedereen wordt er minstens wel eens een paar keer mee geconfronteerd.
De reden dat de implementatie zo slecht loopt is omdat we soms vergeten dat we met mensen werken en mensen zijn nu eenmaal gewoontedieren. Daarom is verandering geen ‘instant’ gebeuren maar een proces en de stappen van Kotter leiden ons door dit proces. Het doel moet niet zijn om het model strak en nauwgezet te volgen maar eerder om bewust te worden rond hoe zo’n veranderingsproces er uit ziet. Zo kan je zelf meer rekening houden met hoe je de implementatie inzet om te kunnen focussen op maximale adoptatie.
Kotter kijkt naar verandering in de vorm van 8 stappen. Er volgt wel eens kritiek op de chronologische volgorde van de stappen alsook dat het te veel beredeneerd is vanuit het management. Maar, zoals voorheen aangehaald, is het nog steeds een énorm solide basis om verandering beter te gaan kunnen begeleiden.
Stap 1. Create a sense of urgency
De status quo behouden is één van de enigste zaken waar we als mens enorm goed in zijn zonder dat we er moeite voor moeten doen. De kans is dus groot dat als de cultuur binnen het bedrijf niet ervaart dat de verandering/implementatie noodzakelijk is om als bedrijf te relevant te blijven, er niet veel zal gebeuren.
Zorg ervoor dat het duidelijk is hoe dringend en noodzakelijk de verandering is.
Stap 2. Build a guiding coalition
Breng verschillende mensen samen, niet alleen van achtergrond en skillset, maar ook vanuit verschillende hiërarchische posities om samen te gaan bepalen hoe de change tot stand zal komen.
Stap 3. Form a strategic vision and initiatives
Er is de huidige werkwijze (as-is) en er is het beeld over waar de organisatie naar toe moet (to-be). Maak duidelijk op hoe het einde er uit ziet en wat alle stappen er naar toe zijn.
Stap 4. Enlist a volunteer army
Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de veranderingen die zullen plaats vinden en maak het zo aantrekkelijk mogelijk zodat er meer mensen zich (mentaal) zullen aansluiten bij het willen veranderen.
Stap 5. Enable action by removing barriers
Vaak zijn er bepaalde elementen of zaken van oudsher die de verandering in de weg. Denk goed na over alle belemmeringen die er zijn en werk ze maximaal weg. Maak stappen ondernemen naar 'het nieuwe' zo laagdrempelig mogelijk.
Stap 6. Generate short-term wins
Zorg ervoor dat vooruitgang meetbaar is en dat het ‘gevierd’ wordt. Zodra de positieve effecten zichtbaar worden, zal het verdere verloop meer vanuit enthousiasme geleidt kunnen worden.
Stap 7. Sustain acceleration
Een veranderingstraject is lang en ook na de initiële successen, kan de energie om te veranderen dalen. Zorg ervoor dat het momentum bewaakt wordt zodat het uiteindelijke doel behaalt kan worden.
Zorg ervoor dat er ‘systemen’ zijn die de verandering in zijn plaats houden. Het kan goed zijn dat dit invloed heeft op andere processen, KPI’s, de manier van omgaan met mensen, etc. Het doel moet zijn om de verandering permanent te maken en dit gebeurt niet vanzelf.
Maak een veranderingsplan op
Naast het feit dat je een specifieke ‘guide’ hebt rond hoe de nieuwe tools of werkwijze te gebruiken, heeft het ook nut om een plan op te maken waarin je de transitie in kaart brengt.
Verandering gebeurt zelden van vandaag op morgen maar gaat gepaard met enkele fases die steeds weer wat tijd in beslag nemen. Gebruik bijvoorbeeld elke stap als leidraad om na te denken wat je gaat doen om rekening te houden met die factor.
Op de website van Kotter kan je nog meer informatie terugvinden als je jezelf verder wil verdiepen in de materie. Er is zelfs een eenvoudig eBook beschikbaar dat ook meer focust op verandering in tijden van een pandemie.
Heb je ook het gevoel MidStream te zitten?
Bel of mail ons en we zetten graag een eerste gesprek in om te kijken of we de geschikte partner zijn.