Innovatie door het structureren van de workflow met SOP’s
Ready-to-Scale Checklist
27/01/2021
Verandering inzetten met de 8 stappen van Kotter
09/02/2021
Duidelijke processen zorgen voor nét meer vrijheid en creativiteit, niet minder.
De democratisering van technologie zorgt ervoor dat iedereen er gebruik van kan maken, groot of klein, maar toch gebeurt dit vandaag nog te weinig. De mensen in jouw bedrijf zijn de ultieme USP en hen maximaal inzetten voor het leveren van toegevoegde waarde aan de klanten of organisatie moet geen doel zijn, maar de norm. Met andere woorden, creëer een omgeving waarin initiatief nemen en creativiteit de ruimte krijgt.
Dat begint bij de meest repetitieve taken zonder écht toegevoegde waarde, maar van essentieel nut, maximaal in kaart te brengen en een heel duidelijk kader rond te creëren zodat efficiëntie met minimale foutenmarge mogelijk wordt. Hiervoor zijn SOP’s, of Standard Operating Procedures, een handige houvast. In een latere fase kan er dan gekeken worden hoeveel van die SOP’s maximaal geautomatiseerd kunnen worden, liefst heel de SOP en soms slechts een onderdeel ervan.
Het doel is niet om efficiëntie in een organisatie te krijgen om meer ‘winst’ te hebben, maar om te beschikken over een omgeving die mensen uitdaagt om na te denken over hoe maximale meerwaarde te leveren.
Wat zijn SOP’s?
SOP’s zijn de processen en procedures die duidelijk beschreven zijn om iets tot een goed einde te brengen. De kans is groot dat je al een aantal SOP’s in je organisatie gebruikt zonder het zo te noemen.
Een heel eenvoudig voorbeeld kan het starten van een nieuwe medewerker zijn. Vaak moet er in de eerste twee weken enorm veel gebeuren zoals het aanmaken van accounts, het opleiden rond bepaalde thematieken, misschien een vaste ‘buddy’ worden toegewezen voor het begin, een duidelijke idee krijgen van wat de verantwoordelijkheden zijn in de job, etc. Om bij elke hire dit proces terug heruit te vinden, is zinloos en zorgt er waarschijnlijk voor dat kwaliteit in de onboarding brengen moeilijk is.
Het grote idee van een SOP is om een duidelijke trigger te hebben, die dan stapsgewijs kan afgewerkt worden met duidelijke checkpoints- of marks om zo tot het kwalitatief afronden van iets te gaan. In meer productie-gerichte omgevingen is dit een énorm gebruikte tool, maar bij andere bedrijven wordt dit vaak te weinig ingezet.
Hoe een SOP opstellen?
Stap 1. Bepaal het doel
Stap 2. Verzamel alle relevante informatie
Stap 3. Bepaal door wie het gebruikt zal worden
Stap 4. Maak een overview van de SOP
Een goede uitlijning zorgt ervoor dat de SOP ook effectief gaat bijdragen aan verbeterede efficiëntie/minder foutenmarge. Bepaal dus goed de scope voor wat deze SOP zal gebruikt worden. De trigger, het proces en het eindresultaat.
Er zijn 3 veel gebruikte formats als het op SOP’s aankomt, namelijk:
• Een simpel stappen-format: Deze format is perfect bij routine procedures die snel en eenvoudig te volgen zijn.
• Een hiërarchische stappen-format: Dit is soortgelijk aan het vorige, maar houdt rekening met enkele beslissingen die mogelijks genomen moeten worden die dan verder in sub-steps gaan.
• Een flowchart format: Je kan een flowchart map gebruik om processen en procedures overzichtelijk te maken als er meerdere outcomes mogelijk zijn en het resultaat dus variërend is.
Stap 5. Schrijf de SOP
Stap 6. Train & Test
Stap 7. Implementeer & Review
Automatiseer maximaal
We leven in 2021 en dat wil zeggen dat we ‘eenvoudige opdrachten’ heel eenvoudig en goedkoop kunnen automatiseren. Bedrijven doen dit vaak te weinig omdat de grootste moeilijkheid er nog steeds in ligt om de workflows op te zetten. Dit vereist altijd even wat meer werk dan het handmatig blijven doen en kan als een effectief change traject worden gezien, maar als het eindresultaat van automatisch versus handmatig in kaart gebracht wordt, is het voordeel al snel zichtbaar.
Als je de bomen niet meer door het bos ziet, zijn er twee goede houvasts om naar te kijken.
KiSSFLOW is een tool waar énorm veel mogelijkheden ingebakken zitten van de start en heeft als enigste doel om business workflows te automatiseren.
Zapier is meer een ‘add-on’ en is enorm handig omdat het eigenlijk geen nieuwe tool is, maar eerder een soort van ‘lijm’ die linken kan leggen tussen verschillende andere programma’s en tools. Het grootste probleem bij bedrijven is vaak dat ze voor elk onderdeel een apart programma hebben maar Zapier gaat deze net proberen te verbinden.
Start nu met SOP’s
‘Wandel eens door jouw organisatie’ en kijk waar er nog veel handmatig werk gebeurt of waar telkens dezelfde fouten of vragen terugkomen. Start misschien met iets dat al veel te lang blijft liggen en elke dag opnieuw een voorkombare mini-chaos afdwingt.
SOP’s dienen niet om jouw omgeving ‘saaier’ te maken of ervoor te zorgen dat er nog meer regels zijn, maar net om meer vrijheid te creëren!
